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Distribuez vos pistes equitablement avec Leads Distributors

Il y a quelque temps, j'avais développé une application Salesforce qui permettait de distribuer les pistes équitablement entre des groupes d'utilisateurs. Je suis allé la déterrer pour la publier sur l'Appexchange et que le plus grand nombre en profite.

Salesforce distribution leads
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Le package Salesforce Leads and Cases Distributors

Le package est disponible sur l'Appexchange de Salesforce à cette adresse : Leads and Cases Distributors.

Concrètement, avec cette appli, vous pouvez distribuer les pistes et requêtes qui arrivent dans Salesforce de façon équitable ou pondérée au sein d'un groupe d'utilisateurs.

Plus besoin donc de passer par une attribution aléatoire (cette méthode ne garantit pas que la répartition des pistes ou requêtes sera 100% équitable entre les utilisateurs). Avec ce package, vous êtes en mesure de garantir la façon dont seront réparties les pistes et/ou requêtes, à un enregistrement près.

L'appli est compatible avec les versions Enterprise, Unlimited, Force.com, Developer et Performance de Salesforce et est Unmanaged ; c'est-à-dire que vous pourrez accéder au code et aux composants librement, et si besoin, vous pouvez les modifier.

Fonctionnalités

  • Attribution différée : permet d'attribuer des pistes et/ou des requêtes à la création ou à la mise à jour d'une piste ou d'une requête, en complément ou en remplacement des règles d'attribution standards.
  • Attribution équitable : permet de garantir une distribution équitable des pistes et requêtes entre utilisateurs d'un même groupe.
  • Attribution pondérée : permet de définir des quotas d'attribution parmi les utilisateurs d'un même groupe.
  • Suivi des attributions : permet de garder une trace dans le temps, du nombre de pistes/requêtes que chaque utilisateur à reçu.

Installation

Pas besoin d'être un expert en CRM pour l'utiliser : l'appli s'installe facilement (il vous faudra tout de même un profil Administrateur pour le faire). Il est recommandé de restreindre l'accès à cette app aux administrateurs seulement dans un premier temps, quitte à l'autoriser pour d'autres profils utilisateurs par la suite.

Une fois le package installé, suivez ces étapes:

  1. Modifiez la page de présentation des utilisateurs, pour afficher la case Receive Records.
  2. Cochez cette case pour utilisateurs qui recevront des pistes et/ou des requêtes avec l'appli.
  3. Ajoutez l'onglet Distributors à l'une de vos applications Salesforce, de façon à y avoir accès depuis l'interface.
  4. Dans l'objet Receiver, remplacez la formule du champ Health par celle-ci :
IF(RelatedUser__r.IsActive = true &&  RelatedUser__r.ReceiveRecords__c =true && ISPICKVAL(Status__c,'Active'), "OK" ,"Not OK")

Configuration d'un distributeur de pistes

  1. Créez un premier Distributor, et remplissez notamment les champs suivants:
  • Nom
  • Object : définit si la distribution s'applique aux pistes ou aux requêtes
  • Distribution Value : valeur qui déclenchera la distribution d'une piste ou d'une requête. La valeur de champ est unique.
  • Ajoutez des Receivers (receveurs) à ce distributeur. Un receveur permet de relier un distributeur à un utilisateur. Attention, seuls les utilisateurs dont la case Receive records est cochée sont sélectionnables.
  • Pour chaque receveur définissez un Quota : le quota permet de pondérer la distribution des pistes.
  • Par exemple, si un distributeur comprend 2 receveurs, le premier avec un quota de 1, le second, un quota de 2, ils recevront alors respectivement 33% et 67% des pistes qui seront distribuées avec ce distributeur : la première piste sera attribuée au premier utilisateur, les 2 suivantes, au second utilisateur, la 4e piste, au premier utilisateur à nouveau, etc.

    Activation d'une distribution

    Le fonctionnement est très simple : lors de la création ou la mise d'une piste, si la valeur de ce champ matche avec la valeur du champ Distribution Value d'un distributeur, la distribution de la piste est enclenchée, et celle-ci est réattribuée au receveur pour lequel le champ Is Next Receiver renvoie "true" sur ce distributeur.

    Une fois l'installation et la configuration effectuées, déclenchez une distribution pour vérifier que le système fonctionne.

    Pour cela, vous disposez de plusieurs possibilités. A vous de choisir celle qui vous convient le mieux :

    • Ajoutez le champ Distribution Value sur la page des pistes.

    Utile si on veut déclencher les distributions manuellement, au cas par cas.

    • Créez une règle de workflow, qui mettra à jour la piste avec une mise à jour de champ.

    Utile si vous vous basez sur des critères bien spécifiques et/ou complexes pour déclencher l'attribution.

    • Définissez une valeur par défaut pour le champ Distribution Value sur l'objet Pistes.

    Utile si vous n'utilisez qu'un seul distributeur dans toute votre organisation. La piste sera alors automatiquement attribuée dès sa création.

    • Définissez une classe Apex, pour mettre à jour les pistes à intervalles réguliers.

    Plus complexe à mettre en oeuvre, cette méthode peut se révéler efficace pour attribuer des pistes qui "se réveillent" au bout d'un certain temps.

    Documentation et Ressources

    J'ai publié des documents pour vous permettre de prendre en main ce plug-in Salesforce. Ces documents sont en anglais et enrichis de captures d'écran :

    Guide d'installation et de configuration

    Manuel utilisateur

    A noter que ce plugin ne sera pas utilé si vous avez déjà intégré Pardot et Salesforce : les Groups de Pardot permettent déjà d'effecteur ce type d'attribution de prospects.

    Si vous avez la moindre question ou remarque, n'hésitez pas à poster un commentaire ou une suggestion.

    @+

    Commentaires

    No Avatar
    Perrine le jeu, 19/05/2016 - 10:33

    Bonjour Adrien,
    Merci pour cette application très utile. Petite question : Pouvons-nous modifier la langue d'utilisation à Français ? Si oui, comment procéder ?
    Merci

    No Avatar
    Adrien.Bayles le jeu, 26/05/2016 - 14:19

    Bonjour Perrinne,

    Oui c'est possible, mais à condition de traduire soi même les labels de champs et d'objets, à travers l'interface de traduction de Salesforce.

    No Avatar
    golden gulch casino le sam, 17/09/2016 - 22:32
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    No Avatar
    SERGEANT le lun, 26/09/2016 - 12:06

    Bonjour,

    votre app m’intéresse. Je n'ai pas compris comment un distributeur sait si la case qui vient d'être enregistré doit être distribué ou pas. J'ai vu que cela se gère au niveau du champ Distribution Value.
    Par exemple, je souhaite que les tickets dont le propriétaire est "Liste 1" et le produit" Produit 1" soient pris en compte par le distributeur. Comment paramétrer cela ?

    merci pour votre aide.

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